Jak archiwizować i segregować dokumenty?

Każdy pracownik biurowy codziennie styka się z wieloma dokumentami. Faktury, zamówienia, oferty, umowy, kontrakty... Jest tego wiele. Aby nie stracić głowy i nie pogubić się w tzw. papierach, należy obrać wygodną metodę segregowania i archiwizowania dokumentów. 

1. Segregatory

Wybór dostępnych na rynku segregatorów jest bardzo duży. Można je podzielić na następujące kategorie:

- format - na przykład segregatory A4, A5,

- szerokość grzbietu - na przykład segregatory o boku 7cm, 5cm, 4cm,

- ringi/dźwignia - segregatory dzielimy na dźwigniowe i ringowe. Segregatory dźwigniowe posiadają mechanizm ułatwiający otwieranie. Segregatory ringowe są bez mechanizmu, różnią się natomiast ilością ringów: występują 2 lub 4 ringi;

- pokrycie - występują segregatory powlekane (z połyskiem), segregatory matowe oraz ekologiczne.

2. Skoroszyty

Wybór skoroszytów wcale nie jest mniejszy niż wybór segregatorów. Skoroszyty dzielimy przede wszystkim na skoroszyty tekturowe i skoroszyty plastikowe.

Wśród skoroszytów tekturowych wyróżniamy:

- skoroszyty tekturowe oczkowe: 1/1 (całe) i 1/2 (połówki)

- skoroszyty tekturowe z zawieszką: 1/1 (całe) i 1/2 (połówki)

Natomiast wśród skoroszytów plastikowych wyróżniamy skoroszyty wpinane (z perforacją umożliwiającą wpięcie do segregatora) oraz skoroszyty niewpinane.

3. Pudła archiwizacyjne 

W pracy z dokumentami bardzo przydatne są również pudła archiwizacyjne. Kartony (pudła) do archiwizacji dostępne są w różnych rozmiarach: 80mm, 100mm, 150mm - to pudła pojedyncze, ale występują również pudła zbiorcze.

4. Wąsy i klipsy

W archiwizowaniu i segregowaniu dokumentów przydatne bywają także takie akcesoria, jak mechanizmy skoroszytowe (zwane potocznie wąsami do skoroszytów) oraz klipsy archiwizacyjne.