Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników? Na to pytanie odpowiedź zna każdy, kto pełni funkcję kadrowej/kadrowego w firmie. Można jednak znacznie ułatwić sobie to zadanie poprzez wybranie odpowiednich materiałów biurowych.
Na początek jednak odpowiedzmy sobie na pytanie, co właściwie zawierają akta osobowe? Otóż:
- część A - zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (m.in. kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje),
- część B - zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (m.in. umowa o pracę, zakres obowiązków, zaświadczenia o szkoleniach i podnoszeniu kwalifikacji itp.),
- część C - zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (m.in. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy itp.).
W zależności od liczby zatrudnionych osób można wybrać najwygodniejszy sposób przechowywania akt osobowych. Duże firmy często decydują się na szafy do akt osobowych, w których przechowują je w specjalnych teczkach z hakami.
1. Akta osobowe w postaci teczki tekturowej:
2. Akta osobowe w postaci teczki na hakach - polecana teczka nr 15212 Esselte - szczególnie poręczna przy stosowaniu szaf i szuflad kartotekowych:
3. Akta osobowe w postaci teczki bindowanej z bindą zewnętrzną lub wewnętrzną 
4. Akta osobowe w postaci oklejanej teczki w twardej oprawie:
To tylko niektóre z rodzajów akt osobowych. Występują także w postaci plastikowych skoroszytów lub na przykład segregatorów ringowych.
