ARCHIWIZACJA ORAZ BEZPIECZNE PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW
Wiele osób na co dzień boryka się z odwiecznym dylematem – wyrzucić czy nie wyrzucić? Zachować czy nie zachować? Mowa oczywiście o zaświadczeniach, potwierdzeniach, paragonach, drukach czy świadectwach różnorakiej maści, które stertami składasz w komodach, szafkach czy szufladach. Jak długo przechowywać dokumenty? Czy istnieją takie pisma, które musisz zatrzymać przez określony czas? W jaki sposób to robić, by nie stworzyć bałaganu i utrzymywać papiery w ustalonym porządku?
Jak długo przechowywać dokumenty w zależności od rodzaju?
Dokument dokumentowi nierówny – jest istotne, jakiego rodzaju pismo możesz wyrzucić, a które jeszcze należy długo przechowywać. Wszelkie rozliczenia podatkowe, deklaracje, rachunki, potwierdzenia nadania, musisz zachować przez 5 lat od końca roku, w którym rozliczenie się odbyło. Dokumentacja ZUS to już sprawa nieco bardziej skomplikowana. Pisma złożone do końca 2011 r. musisz posiadać przez 10 lat, za to od początku 2012 r. jest to okres 5 lat. Dowody zapłaty, np. regularne przelewy bankowe za prąd to już okres 3 lat. Wszelkie paragony i faktury za zakupiony towar dobrze jest zatrzymać aż do upływu gwarancji danego przedmiotu. Umowy przetrzymujesz tak długo, ile umowa obowiązuje. Pamiętaj o tym, żeby każdy rodzaj dokumentu był osobno archiwizowany. Wykorzystuj w tym celu koszulki, segregatory dźwigowe czy skoroszyty.
Dlaczego nie warto wyrzucać niektórych długo przechowywanych dokumentów?
Niektóre spośród dokumentów, nawet tych długo przechowywanych, z zasady nie poleca się wyrzucać. Należą do nich przede wszystkim świadectwa ukończenia szkoły oraz rozmaite dyplomy poświadczające Twoje umiejętności. Nie pozbywaj się także świadectw pracy ani polis ubezpieczeniowych. Do istotnych pism należą także akt urodzenia czy małżeństwa. Są to dokumenty, które w każdej chwili mogą Ci się przydać w sprawach codziennych – rekrutacji na studia wyższe, podczas ubiegania się o pracę czy wypełniania wniosków o dofinansowanie. Szczególnie cenne pisma spakuj osobno w widoczny segregator, np. taki w mocnym zielonym kolorze, dodatkowo rozdzielając druki zakładkami indeksującymi – ułatwi to późniejszy powrót do dokumentów w razie potrzeby.
Jak ułatwić sobie przechowywanie dokumentów?
Jeżeli z zapałem zabrałeś się za porządkowanie istotnych, długo przetrzymywanych dokumentów, skorzystaj z nowoczesnych rozwiązań biurowych, które ułatwią Ci wprowadzenie harmonii i ładu w Twoich szafkach. Na najbardziej rozbudowane dokumenty, wielokartkowe umowy w kilku kopiach, przeznacz duży segregator A4 lub tekturowe pudło do archiwizacji. Nieco cieńsze potwierdzenia, świadectwa itp. znajdą miejsce w tekturowych teczkach lub skoroszytach. Korzystaj z przekładek i ofertówek, by oddzielić od siebie konkretne pisma i wprowadzić porządek.
